jump to navigation

Organisasi Industri [12] December 6, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Bab 7 buku Jones membahas tentang Creating and Managing Organizational Culture.

Culture = behaviour control.

Organizational Culture = the set of shared values and norms that controls organizational members’ interactions with each other and with people outside the organization.

Values = general criteria, standards, or guiding principles that people use to determine which types of behaviour, events, situations, and outcomes are desirable or undesirable.

Norms = standards or styles of behaviour that are considered acceptable or typical for a group of people.

Menurut Schein:

schein

Menurut Hatch:

hatch

Organisasi Industri [11] November 29, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Struktur organisasi dapat disusun berdasarkan spesialisasi dan sistem koordinasi sehingga hasilnya berupa functional structure, atau divisional structure, atau matrix structure, atau network structure. Diferensiasinya sendiri bisa secara horizontal maupun vertikal.

funtions

Functional Structure = horizontal differentiation

Kelebihannya, orang-orangnya memiliki kompetensi yang sama sehingga ada transfer ilmu untuk masing-masing

menjadi lebih berkembang. Keuntungan lainnya, spesifikasi pekerjaan lebih jelas sehingga bisa lebih efektif dalam proses internal supervision.

Struktur organisasi seperti ini hanya cocok untuk:
– small number of similar products
– production in one or a few locations
– one general type of customer

Dalam organization functions, biasanya ada pembagian menjadi main functions (productions or operations) dan support functions (marketing, finance, R&D, etc).

Divisional Structure = functions are grouped

Fungsi-fungsi struktural dikelompokkan berdasarkan jenis produk (product structure), lokasi (geographic structure), atau customer groups (market structure).

Berdasarkan support function-nya, product structure bisa berupa:

1. Product division structure
Main functions decentralization, but supporting functions are centralized. Struktur berubah dari functional structure menjadi product divisional structure jika jumlah product bertambah. Biasanya diaplikasikan pada perusahaan pembuat makanan, furnitur, personal care.

2. Multidivisional structure
Jika produk makin terdiversifikasi dan volumenya semakin besar, maka support functions decentralization pun diperlukan. Artinya, setiap divisi akhirnya berkembang menangani lebih banyak fungsi. Secara umum dikenal sebagai SBU (strategic business unit).

Masalah yang timbul adalah: Koordinasi, komunikasi, biaya “jual-beli” antar divisi, bureaucratic cost.

3. Product team structure
Specialist from the support functions are combined into product development teams that specialize in the needs of particular kind of product. Sangat berguna untuk mengintegrasikan tim-tim kerja untuk meningkatkan efektivitas.

Sentralisasi/desentralisasi ditentukan oleh “derajat kebebasan” pengambilan keputusan taktis dalam function operations masing-masing.

Matrix Structure = a type of organic structure
Karyawan memiliki dua atasan, bertanggung jawab secara horizontal maupun vertikal.

matrixstructure

Above image and more good explanations can be found at Sameh’s blog.

Organisasi Industri [10] November 22, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Masih membahas tentang organization design. Bahannya dari Bab 5 buku teks (Organizational Theory, Design, and Change: Text and Cases, Gareth R. Jones, Prentice Hall, 2006), bertajuk Designing Organizational Structure: Authority and Control.

gareth

Struktur organisasi harus menunjukkan hirarki mengenai kewenangan yang dibuat untuk mengendalikan anggota-anggotanya. Dalam kaitan ini, diberlakukan teori X mengenai tipe kepemimpinan (direct supervision is important).

Authority means power in decision making, could be centralized (the authority to make important decisions is retained by managers at the top of the hirerarchy) or decentralized (the authority to make important decisions about organizational resources and to initiate new projects is delegated to managers at all levels in the hirerarchy).

*Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola koordinasi dan motivasi.

Jika organisasi berkembang, maka bertambah juga jumlah anggota dalam organisasi dari segi jumlah dan spesialisasinya, dan bertambah juga tingkat-tingkat hirarkinya.

PROBLEM WITH TALL HIERARCHY
– Communication problems
– Motivation problems
– Bureaucratic costs (because managers cost money)
An organization with a flat structure will experience fewer communication, motivation, and cost problem than will a tall organization.

THE PARKINSON’S LAW PROBLEM
“Work expands as so to fill the time available.”

Semakin banyak tingkatan hirarki, maka semakin banyak manager yang tugas utamanya adalah memantau dan mengawasi pekerjaan manager bawahannya. Untuk itu, dibuatlah standardisasi kegiatan kerja.

Standardization reduces the need for managers and extra levels in the hierarchy because rules and standard operating procedures subtitute for direct supervision.

THE PRINCIPLES OF BUREAUCRACY (Max Weber)
1. A bureaucracy is founded on the concept of rational-legal authority. Kewenangan seseorang berdasarkan posisinya, bukan personal factors.
2. Organizational roles are held on the basis of technical competence, not because of social status, kinship, or heredity. Kenaikan posisi seseorang dalam hirarki organisasi harus berdasarkan kompetensi, bukan karena “dibeli” atau KKN dll.
3. A role’s task responsibility and decison-making authority and its relationship to other roles in the organization should be clearly specified. Hubungan koordinasi harus jelas untuk menghindarkan role conflict dan role ambiguity.
4. The organization of roles in a bureaucracy is such that each lower office in the hierarchy is under the control and supervision of a higher office.
5. Rules, standar operating procedures, and norms should be used to control the behaviour and the relationships among roles in an organization.

Organisasi Industri [9] November 14, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

ORGANIZATION DESIGN

Organisasi akan sukses jika anggota-anggotanya bekerja sama dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuan bersama. Diingatkan kembali, organisasi juga melewati “siklus hidup” yang dimulai dari BORN, lalu GROWN, lalu DECLINE, lalu DIE.

Perubahan-perubahan di atas dipengaruhi oleh faktor-faktor eksternal yang harus diadaptasi (contingency thoery). Jika perusahaan tidak berkembang, maka dibutuhkan desain baru.

Organization design membicarakan cara membagi pekerjaan antar orang dan departemen. Pilihan-pilihan sulit pasti dihadapi dalam menentukan pola kontrol dan koordinasi.

Semakin tinggi tingkat seseorang dalam organisasi, maka akan semakin besar tanggung jawabnya karena semakin luas juga pekerjaan kontrol dan koordinasi yang harus dilakukan. Berdasarkan teori motivasi, pemimpin bertipe X akan lebih banyak melakukan kontrol yang ketat.

Jika organisasi berkembang, berarti semakin banyak orang yang terlibat dan susunan organisasi menjadi lebih rumit.

Contohnya pada operasional warteg (warung tegal), satu orang memainkan beberapa peran sekaligus sebagai waitress, kasir, kadang-kadang juga sebagai juru masak. Kondisi ini berbeda dengan rumah makan padang yang pembagian tugasnya lebih tegas: Makanan dihidangkan oleh petugas khusus, pembayaran ditangani oleh kasir, persiapan makanan oleh para juru masak.

BASIC DESIGN DIMENSIONS

FORMALISASI: Peraturan dan prosedur yang harus ditaati bersama.
SENTRALISASI: Metode pengambilan keputusan. Perusahan keluarga biasanya ketat dalam pelaksanaan sentralisasi untuk mempertahankan kontrol.
SPESIALISASI: Pekerjaan dipersempit.
STANDARDISASI
COMPLEXITY
HIERARCHY OF AUTHORITY

STRUCTURAL CONFIGURATIONS OF ORGANIZATIONS (Henry Mintzberg)

SIMPLE STRUCTURE: Hirarkinya sedikit sehingga mudah disentralisasi, menekankan direct supervision.
MACHINE BUREAUCRACY: Standardization of work process.
PROFESSIONAL BUREAUCRACY: Operating level, standardization of skills.
DIVISIONAL FORM: Standardization of process output.
ADHOCRACY: Menekankan hubungan antar anggota organisasi.

ORGANIZATION DESIGNS (Burns and Stalker, 1961)

Mechanistic organizations => external factors are expected to be stable (remain constant over time).

Organic organizations => perform better in volatile and unstable environment (subject to uncertainty and rapid change).

BASIC FORMS OF ORGANIZATION DESIGNS

- Functional grouping
– Divisional grouping
– Matrix design
– Hybrid

EVALUATION OF MANAGEMENT THEORY

1890 – 1940: Scientifc Management Theory, Taylor mencetuskan bahwa manajemen bukan lagi sebagai “seni” namun bisa diteliti secara ilmiah.

1890 – 1980: Administrative Management Theory (how to create organizational structure that leads to high efficiency and effectiveness), teori Weber dan Fayol.

1940 – 1990: Management Science Theory, fokusnya pada decision making. Metode yang digunakan adalah operations research.

CONTINGENCY APPROACH (Lawrence and Lorsch)

In uncertain and turbulent environment, higher degree of internal differentiation must be applied. In stable environment, organization should focus on integration (hierarchy and role).

Organisasi Industri [8] November 9, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Diajar oleh dosen baru pengganti Pak Yuri, namanya Pak Rahmat.

Agar dapat dianalisa, organisasi dimisalkan sebagai organisma hidup. Menurut CONTINGENCY THEORY, kelangsungan organisasi ditentukan oleh kemampuannya beradaptasi. POPULATION ECOLOGY menyebutkan bahwa yang penting adalah melakukan seleksi terhadap pengaruh luar. ORGANIZATION ECOLOGY memaparkan pentingnya organisasi untuk selalu inovatif, karena sesungguhnya setiap organisasi juga mengalami siklus seperti mahluk hidup pada umumnya: Born, grown, decline, die.

Organisasi Industri [7] October 26, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Ini adalah kelas terakhir Pak Yuri. Minggu berikutnya akan diadakan ujian tengah semester lalu kuliah Organisasi Industri akan diajar oleh dosen yang lain.

Beliau menerangkan bedanya “manager” dengan “leader” berdasarkan Bab 17-nya Robbins:


Ternyata memang dua istilah itu adalah hal yang berbeda. Tidak setiap manajer menguasai teknik-teknik kepemimpinan, sebaliknya ada saja juga pemimpin yang tidak memiliki kemampuan manajerial.

Managers increase degree of predictability, sebagian besar orang diberi posisi manajerial karena berkaitan dengan kemampuan teknis yang dimiliki.

Role plays of manager:
1. Interpersonal role
2. Infomational role
3. Decisional role
(Management, Henry Mintzberg, McGraw Hill Univ Canada, 1990)

Leaders produce change. Kutipan menarik dari Henry Kissinger: The task of the leader is to get his people from where they are to where they have not been.

Leadership styles: Task-oriented dan relationship-oriented.

Karena leadership pada akhirnya membawa organisasi menuju sebuah perubahan, terkadang timbul stres yang pemahaman beserta penanganannya dijelaskan berdasarkan Bab 13.

Berarti UTS bahannya meliputi Robbins dari Bab 12, 13, 14, 15, 16, 17, plus diktat yang beliau buat sendiri. Waduh, banyak juga ya.

Beliau menegaskan bahwa yang penting adalah mengingat keyword-nya. Tidak ada gunanya menjawab soal ujian kelak dengan panjang lebar tetapi tidak menyebutkan kata kunci dari teori yang dipakai.

Yuk…baca yuk…

Organisasi Industri [6] October 18, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Kuliah ke-6 dalam semester ini, Pak Yuri membahas Bab 16-nya Robbins.

Teori-teori motivasi yang kami diskusikan:

1. Maslow’s Hierarchy of Needs

2. McGregor’s Theory X and Theory Y

Theory X
Assumes that workers have little ambition, dislike work, avoid responsibility, and require close supervision.
Theory Y
Assumes that workers can exercise self-direction, desire responsibility, and like to work.

 

3. Herzberg’s Motivation-Hygiene Theory

Job satisfaction and job dissatisfaction are created by different factors.
Hygiene factors: extrinsic (environmental) factors that create job dissatisfaction.
Motivators: intrinsic (psychological) factors that create job satisfaction.

Contemporary Theories:
– Three-Needs Theory
– Goal-Setting Theory
– Reinforcement Theory
– Designing Motivating Jobs
– Equity Theory
– Expectancy Theory

Terms on “job” have been learned so far:
Job specification => related to qualification
Job analysis => how one’s doing the job
Job description => detailing one’s responsibility + authority
Job design => a way to motivate employee

Organisasi Industri [5] October 12, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Pak Yuri masih menyelesaikan pembahasan Bab 15 dari file MS Power Points-nya Robbins. Masuk ke bahasan work group behaviour, dijelaskan kondisi-kondisi eksternal maupun internal variables yang mempengaruhinya.

Mengenai group structure, yang mesti dipahami adalah setiap group memiliki role (peranan yang diharapkan dijalankan oleh masing-masing anggotanya), norms (meliputi standar dan ekspektasi terhadap kinerja, sikap dan penampilan, loyalitas), conformity (beda lho antara “conform” dan “confirm”).

Diskusi menarik terjadi pada saat masuk ke bagian pembahasan group cohesiveness, group decision making, dan group process (conflict management, corelation between level of conflict and level of group performance).

Definisi team memiliki arti yang lebih sempit daripada group.

Work Team = A group whose members work intensely on a specific common goal using their positive synergy, individual and mutual accountability, and complementary skills.

Types of Teams
- Problem-solving teams
– Self-managed work teams
– Cross-functional teams
– Virtual teams

Characteristics of Effective Teams
– Have a clear understanding of their goals.
– Have competent members with relevant technical and interpersonal skills.
– Exhibit high mutual trust in the character and integrity of their  members.
– Are unified in their commitment to team goals.
– Have good communication systems.
– Possess effective negotiating skills
– Have appropriate leadership
– Have both internally and externally supportive environments

Organisasi Industri [4] September 28, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Pak Yuri melanjutkan penjelasannya mengenai topik dalam Bab 14-nya Robbins (Foundations of Behaviour) yang minggu lalu berakhir pada bagian “persepsi”.

Fungsi otak:
– Cognitive
– Affection
– Motoric

Sensory perception:
SENSE => PERCEPTION => JUDGE

Mengenai people management yang efektif, Pak Yuri menganjurkan buku dari Kenneth Blanchard, One Minute Manager: it’s one minute for rewarding, one minute for reprement.

Setelah itu, pelajaran dilanjutkan ke pembahasan Bab-15:

 

Group = Two or more interacting and interdependent individuals who come together to achieve particular goals.

Sama seperti product life cycle, ada saatnya group akan mengalami proses adjourning sehingga diperlukan reorganisasi.

Team = A group whose members work intensely on a specific common goal using their positive synergy, individual and mutual accountability, and complementary skills.

Organisasi Industri [3] September 21, 2008

Posted by desrinda in Organisasi Industri.
add a comment

Pak Yuri menyampaikan materi dari Bab 14-nya Robbins:

Competency = Knowledge + Skill + Attitude

Attitude (sikap) + Perception (pemahaman) + Learning + Personality (sifat) = Behaviour (cara pandang)

Attitude terdiri dari: Komponen kognitif, afektif, behavioral (intention to behave in a certain way). Learning diukur dengan aptitude test. Personality adalah faktor genetis yang paling sulit diubah.

Empat macam kepribadian, kombinasi alami masing-masing orang:
1. Sanguinis = extrovert, populer
2. Melankolis = introvert, selalu ingin tampil sempurna
3. Korelis = kuat
4. Plegmatis = pencinta damai

Myers Briggs Type Indicator (MBTI)
Social interaction: Extrovert or Introvert (E or I)
Preference for gathering data: Sensing or Intuitive (S or N)
Preference for decision making: Feeling or Thinking (F or T)
Style of decision making: Perceptive or Judgmental (P or J)

The Big Five Model: Extraversion, Agreeableness, Conscientiousness, Emotional Stability, Openness to Experience.

Perusahaan yang sangat cenderung pada aplikasi-aplikasi TQM membutuhkan kepribadian karyawan yang berbeda dengan perusahaan yang menjalankan BPR (business process engineering, perubahan terjadi dinamis).

Emotional Intelligence (EI) = an assortment of noncognitive skills, capabilities, and competencies that influence a person’s ability to succeed in coping with environmental demands and pressures.

Dimensions of EI
Self-awareness: knowing what you’re feeling
Self-management: managing emotions and impulses
Self-motivation: persisting despite setbacks and failures
Empathy: sensing how others are feeling
Social skills: handling the emotions of others

People often confuse the words empathy and sympathy. Empathy means ‘the ability to understand and share the feelings of another’ (as in both authors have the skill to make you feel empathy with their heroines), whereas sympathy means ‘feelings of pity and sorrow for someone else’s misfortune’ (as in they had great sympathy for the flood victims).

Sympathy = emosional involved
Empathy = rasionally, offer solution

Pak Yuri juga menjelaskan bedanya perception (menangkap pertanda-pertanda dengan indera) dan impression (berdasarkan ide, perasaan). Yang menarik, ternyata ada baiknya perusahaan membuat survey untuk mengetahui job satisfaction karyawannya (untuk meningkatkan kinerja perusahaan) seperti contoh di bawah ini:

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.